Vodenje evidence o izrabi delovnega časa

13. 12. 2024

Objavljeno: Portal FinD-INFO, 14. 11. 2024, www.findinfo.si, Avtor: mag. Suzana Pisnik

Evidenco o  zaposlenih delavcih je delodajalec dolžan voditi na podlagi 12. člena Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV). Poleg te evidence je delodajalec dolžan voditi tudi evidenco o stroških dela, evidenco o izrabi delovnega časa in evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.

Evidenca o  zaposlenih delavcih je evidenca, kjer se beležijo podatki za vsakega delavca posebej, ki je v delovnem razmerju pri delodajalcu in sicer od sklenitve pogodbe o zaposlitvi pa vse do prenehanja delovnega razmerja.  

Na podlagi prvega odstavka 13. člena ZEPDSV mora delodajalec za posameznega delavca v evidenco o zaposlenih delavcih, ki je v delovnem razmerju, vpisovati naslednje podatke in sicer podatke o delavcu kot je osebno ime delavca, datum rojstva, če delavec nima EMŠO, kraj rojstva, državo rojstva, če je kraj rojstva v tujini, enotno matično številko občana, davčno številko, državljanstvo, naslov stalnega prebivališča, naslov začasnega prebivališča, izobrazbo, ali je delavec invalid, kategorija invalidnosti, ali je delavec delno upokojen, ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu, ime drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo in naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj). Nadalje mora delodajalec vpisovati podatke o delovnem dovoljenju delavca (tujci) in sicer vrsto delovnega dovoljenja, datum izdaje delovnega dovoljenja, datum izteka delovnega dovoljenja, številko delovnega dovoljenja in navesti organ, ki je izdal delovno dovoljenje. Vpisovati je potrebno tudi podatke o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi in sicer datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi, datum nastopa dela, vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi, razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas, poklic, ki ga opravlja delavec, strokovno usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi, naziv delovnega mesta oziroma podatke o vrsti dela, za katerega je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi, število ur tedenskega rednega delovnega časa, razporeditev delovnega časa, kraj, kjer delavec opravlja delo in ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo. Nadalje delodajalec vpisuje tudi podatke o prenehanju pogodbe o zaposlitvi in sicer datum prenehanja pogodbe o zaposlitvi in način prenehanja pogodbe o zaposlitvi.

Na podlagi prvega odstavka 14. člena ZEPDSV se evidenca o zaposlenih delavcih za posameznega delavca začne voditi z dnem, ko delavec in delodajalec skleneta pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko delavcu pogodba o zaposlitvi preneha veljati. Delavec je dolžan delodajalcu sporočiti spremembe svojih osebnih podatkov v osmih dneh po nastanku spremembe (te spremembe se nanašajo na delavčevo osebno ime, datum rojstva, kraj rojstva, državo rojstva, davčno številko, državljanstvo, naslov stalnega prebivališča, naslov začasnega prebivališča, izobrazbo, invalidnost, ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu, ime drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo, naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo in podobno).[1]

Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa.[2] Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o delavcu pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, arhivsko gradivo prevzame Arhiv Republike Slovenije.[3]

Na podlagi 15. člena ZEPDSV je delodajalec dolžan podatke iz evidence o zaposlenih delavcih posredovati Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije z dnem nastopa dela po pogodbi o zaposlitvi, vendar najpozneje pred začetkom opravljanja dela. Če delavec tega dne iz opravičljivih razlogov ne začne z delom, delodajalec podatke posreduje najpozneje tistega dne, ki je kot dan nastopa dela dogovorjen v pogodbi o zaposlitvi. Podatke delodajalec sporoči ob prijavi v zavarovanje na predpisanih obrazcih.[4]

Na podlagi 23. člena ZEPDSV se z globo od 1.500 do 20.000 eurov kaznuje delodajalec - pravna oseba, samostojni podjetnik posameznik oziroma posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost, ki ne vodi, hrani ali posodablja evidence o zaposlenih delavcih, če v evidencah navede neresnične, nepravilne ali nepopolne podatke, če uporabi podatke iz evidence o zaposlenih delavcih za druge namene, kot so določeni v skladu z zakonom in če ne predloži podatkov iz evidence o zaposlenih delavcih v skladu s 14., 15., 17., 18., 19. in 21. členom ZEPDSV.

***

• [1] Kot to določa drugi odstavek 14. člena ZEPDSV.
• [2] Kot to določa tretji odstavek 14. člena ZEPDSV.
• [3] Kot to določa četrti odstavek 14. člena ZEPDSV.
• [4] Kot to določa 15. člen ZEPDSV.

***

Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala FinD-INFO.