Vodenje evidence o izrabi delovnega časa

11. 10. 2024

Objavljeno: Portal FinD-INFO, 7. 10. 2024, www.findinfo.si, Avtor: mag. Suzana Pisnik

Evidenco o izrabi delovnega časa mora delodajalec voditi za vsako fizično osebo, ki je pri delodajalcu v delovnem razmerju na podlagi sklenjene pogodbe o zaposlitvi ter za vse druge osebe, ki zanj opravljajo delo na drugi pravni podlagi (kot na primer študenti, upokojenci, itd.).

Na podlagi prvega odstavka 142. člena Zakona o delovnih razmerjih (v nadaljevanju: ZDR-1)[1] predstavlja delovni čas efektivni delovni čas in čas odmora po 154. členu ZDR-1 ter čas upravičenih odsotnosti z dela v skladu z zakonom in kolektivno pogodbo oziroma splošnim aktom. Nadalje je efektivni delovni čas vsak čas, v katerem delavec dela, kar pomeni, da je na razpolago delodajalcu in izpolnjuje svoje delovne obveznosti iz pogodbe o zaposlitvi.[2] Efektivni delovni čas je osnova za izračun produktivnosti dela.[3]

Na podlagi 12. člena Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (v nadaljevanju: ZEPDSV),[4] mora delodajalec voditi naslednje evidence in sicer evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela, evidenco o izrabi delovnega časa in evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.

Na podlagi prvega odstavka 18. člena ZEPDSV mora delodajalec za posameznega delavca v evidenco o izrabi delovnega časa dnevno vpisovati naslednje podatke in sicer podatke o številu ur, skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa, opravljene ure v času nadurnega dela, neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila, neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila, neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače, število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa, čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela, izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom, opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo), opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.

Evidenca o izrabi delovnega časa se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko delavec z delodajalcem sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko delavcu preneha pogodba o zaposlitvi.[5] Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa.[6]

Delodajalec mora delavcu zagotavljati vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo nanj. Nadalje je delodajalec dolžan delavca pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Pisno obvestilo se lahko pošlje tudi po elektronski poti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec. Delavec lahko od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa.[7] Delodajalec evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki, hrani na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca.[8]

Na podlagi 19.a člena ZEPDSV mora delodajalec dve leti voditi evidenco o izrabi delovnega časa elektronsko, če mu je bila pravnomočno izrečena globa na podlagi prvega, drugega ali tretjega odstavka 217.a člena ZDR-1[9] ali pravnomočno izrečena globa na podlagi prvega, drugega, tretjega, četrtega ali petega odstavka 23. člena ZEPDSV.[10] To evidenco mora delodajalec voditi v treh mesecih od pravnomočnosti odločbe.[11]

***

• [1] Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 - popr., 47/15 - ZZSDT, 33/16 - PZ-F, 52/16, 15/17 - odl. US, 22/19 - ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 - ZČmIS-A, 202/21 - odl. US, 15/22, 54/22 - ZUPŠ-1 in 114/23.
• [2] Kot to določa drugi odstavek 142. člena ZDR-1.
• [3] Kot to določa tretji odstavek 142. člena ZDR-1.
• [4] Uradni list RS, št. 40/06 in 50/23.
• [5] Kot to določa prvi odstavek 19. člena ZEPDSV.
• [6] Kot to določa drugi odstavek 19. člena ZEPDSV.
• [7] Kot to določa četrti odstavek 19. člena ZEPDSV.
• [8] Kot to določa peti odstavek 19. člena ZEPDSV.
• [9] Nanaša se na prekrške iz 5., 8., 9., 10., 11., 12., 13., 14. ali 15. točke prvega odstavka 217.a člena ZDR-1.
• [10] Peti odstavek 23. člena ZEPDSV določa, da se z globo od 150 do 2.000 eurov kaznuje odgovorna oseba v državnem organu ali drugi organizaciji z javnim pooblastilom, ki za potrebe tega zakona ne zagotovi dostopa ali vpogleda v podatke iz evidenc, določenih v petem odstavku 4. člena ZEPDSV.
• [11] Kot to določa drugi odstavek 19.a člena ZEPDSV.

***

Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala FinD-INFO.