Evidentiranje delovnega časa po novem zakonu

03. 07. 2023

Od 20. novembra 2023 bo treba delovni čas podrobneje evidentirati za vse zaposlene in tudi nekatere zunanje izvajalce.

Objavljeno: SPOT Svetovanje Posavje, junij 2023, www.cptkrsko.si, Avtor: Mateja Jurečič

Od 20. novembra 2023 bo treba delovni čas podrobneje evidentirati za vse zaposlene in tudi nekatere zunanje izvajalce.

Objavljen je bil Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), ki je začel veljati 20. maja 2023, uporabljati pa se začne 20. novembra 2023 (šest mesecev po uveljavitvi). Glavna novost nove zakonodaje je, da bo potrebno delovni čas podrobneje evidentirati za vse zaposlene in tudi nekatere zunanje izvajalce ter uvaja obvezne elektronske evidence za kršitelje.

Delodajalec mora voditi evidence o zaposlenih delavcih, stroških dela, izrabi delovnega časa in oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Vse evidence je treba za delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, in prenehati s prenehanjem pogodbe o zaposlitvi. Delavec lahko kadarkoli vpogleda v svoje osebne podatke, ki jih vodi delodajalec (personalna mapa, evidence) in si jih lahko slika, prekopira in podobno.

Na podlagi novega zakona bo lahko zaposleni od delodajalca enkrat tedensko zahteval, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa.

Mesečno pa bo po novem obveza delodajalca, da zaposlenega pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za prejšnji mesec, in sicer do konca plačilnega dne. Za izpolnitev obveznosti podaje pisnega obvestila se šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec.

Vodenje evidence o izrabi delovnega časa po novi zakonodaji

Zakon trenutno ne zahteva vpisovanja ure prihoda na delo in odhoda z dela, temveč zgolj število opravljenih ur dela. Po novem pa bo moral delodajalec, poleg števila opravljenih ur dela, v evidence vpisovati še:

• čas prihoda delavca na delo in odhoda z dela;
• izrabo in čas trajanja odmora med delovnim časom; pri tem je pomembno, da se v evidenco (ročno ali elektronsko) vpiše podatek, ali je delavec v dnevu izkoristil pravico do odmora in v kakšnem obsegu;
• opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa ali neugodnih delovnih pogojev - nočno, nedeljsko, izmensko, praznično delo, delo v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa;
• opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času;
• tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno razporeditev polnega delovnega časa – delodajalci, ki evidenc ne vodijo elektronsko, bodo lahko ta podatek vpisovali tedensko;
• delodajalec mora imeti evidenco o izrabi delovnega časa voditi tudi za direktorja ne glede na to, ali je zaposlen po individualni pogodbi oziroma si lahko delovni čas razporeja samostojno (po 157. členu ZDR-1).

Zakon ne določa načina, kako voditi evidence o izrabi delovnega časa. Če trenutno ne uporabljate elektronski sistem za evidentiranje delovnega časa, ga tudi po novi zakonodaji ni potrebno vpeljati. Evidence bo mogoče voditi ročno ali elektronsko tudi v prihodnje. Izjema so kršitelji delovnopravne zakonodaje, za katere bo obvezno elektronsko vodenje evidenc.

Podatke v evidence lahko vpisuje delodajalec za zaposlene ali pa pripravi obrazec za evidentiranje delovnega časa, katerega zaposleni dnevno in sproti izpolnjuje, ob koncu meseca pa pošlje delodajalcu. Pri tem je potrebno poudariti, če delavec evidence ne bo vodil ustrezno ali pa je ne bo redno oddajal ob koncu meseca, je za to odgovoren delodajalec.

Obvezno vodenje evidenc za delo na podlagi pogodb civilnega prava

Evidenco o izrabi delovnega časa je po trenutni zakonodaji treba voditi za redno zaposlene, študente, dijake na praktičnem usposabljanju, vajence, upokojence in za izvajalce, ki opravljajo kratkotrajno delo. Z novim zakonom je obvezno vodenje evidenc tudi za izvajalce, ki opravljajo delo na podlagi pogodb civilnega prava, a le, če obstajajo elementi delovnega razmerja. Torej za tiste, ki opravljajo delo na podlagi denimo podjemne ali avtorske pogodbe, a pod pogojem, da delo opravljajo v prostorih ali z opremo delodajalca ali po navodilu delodajalca oz. če je izpolnjen kateri od elementov delovnega razmerja.

Obvezno elektronsko vodenje evidenc

Delodajalci, ki jim je bila pravnomočno izrečena globa zaradi kršitev določb delovnega časa po zakonu o delovnih razmerjih (ZDR-1) ali vodenja evidenc po ZEPDSV, bodo morali dve leti obvezno elektronsko voditi evidence o izrabi delovnega časa. Zakon določa, da se obveznost elektronskega vodenja evidenc uporablja za prekrške, storjene po uveljavitvi tega zakona.

Prav tako lahko predlog o elektronskem vodenju evidence dajo delavci prek sindikata pri delodajalcu, sveta delavcev ali delavskega zaupnika. Delodajalec bo moral predlog obravnavati in se do njega opredeliti v 30 dneh. Če bo predlog zavrnil, bo moral svojo odločitev pisno utemeljiti, hkrati pa še pisno obvestiti inšpektorat za delo. Delavci pa bodo lahko ponovno predlagali obvezno elektronsko vodenje evidenc po poteku enega leta od pisne utemeljitve zavrnitve predloga.

V primeru ugoditve predlogu delavcev o elektronskem vodenju evidence o izrabi delovnega časa, bo delodajalec moral začeti voditi elektronsko evidenco najkasneje v treh mesecih od poteka roka opredelitve predloga.

Predvidene globe za prekrške iz tega zakona

Do zdaj sankcij za odgovorne osebe ni bilo, po novem pa so predvidene, in sicer od 150 do 2 tisoč EUR, prav tako se dodatno predlaga, da se sme za prekrške po tem zakonu v hitrem postopku izreči globa tudi v znesku, ki je večji od najnižje globe, določene s tem zakonom.

Po novem se lahko z globo od 1.500 do 20 tisoč EUR kaznuje delodajalec – pravna oseba, samostojni podjetnik oziroma posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost, ki ne vodi, hrani ali ne posodablja evidenc, delavca pisno ne obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa, ne hrani evidence o izrabi delovnega časa ali dokumentacije na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela. Za manjše delodajalce je predvidena globa od 300 do 8 tisoč EUR, za delodajalce posameznike pa od 150 do 1.200 EUR.

Prav tako se z globo od 3 tisoč do 20 tisoč EUR kaznuje delodajalec, ki ne vodi elektronske evidence oziroma se ne opredeli do predloga sindikata pri delodajalcu glede elektronskega vodenja evidence, o tem ne obvesti inšpektorata oziroma ne začne voditi evidence.

Hramba evidence o izrabi delovnega časa

Delodajalci bodo evidenco o izrabi delovnega časa in vso delovnopravno dokumentacijo, na podlagi katere se podatki vpisujejo v evidenco o izrabi delovnega časa, po novem morali hraniti na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela.

Za dodatne informacije se lahko obrnete na SPOT svetovanje Posavje, CKŽ 46, Krško, Tel: (07) 490 22 25 ali (07) 490 22 24.

Naložbo sofinancirata Republika Slovenija in Evropska unija iz Evropskega sklada za regionalni razvoj.