15. 04. 2025

Objavljeno: Portal FinD-INFO, 9. 4. 2025, www.findinfo.si, Avtor: mag. Mojca Kunšek

Čeprav se Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) ne uporablja niti dve leti, pa smo že na pragu novih sprememb, ki jih prinaša novela Zakona o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-B).

Namen novele ZEPDSV-B, ki naj bi bil sprejeta po skrajšanem postopku, je odgovoriti na pripombe gospodarstva glede uporabe obstoječega zakona z jasnejšo opredelitvijo delovnega ali drugega razmerja, za katero je treba voditi evidenco o izrabi delovnega časa, administrativno razbremenitvijo vodenja evidence ter jasnejšo določitvijo kraja hrambe evidence o izrabi delovnega časa.

V skladu z 12. členom morajo delodajalci voditi evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela, evidenco o izrabi delovnega časa ter evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.

Glede opredelitve zaposlenih delavcev že sedaj ni bilo dilem, da je to vsaka fizična oseba, ki je v delovnem razmerju na podlagi sklenjene pogodbe o zaposlitvi. Pojavljala pa se je dilema glede obveznosti vodenja evidence za druge osebe, ki opravljajo delo za delodajalca na drugi pravni podlagi in so vključene v delovni proces delodajalca. V zvezi s tem predlog novele določa, da se kot delavec šteje tudi oseba, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravlja delo za delodajalca ali opravlja samostojno poklicno, kmetijsko ali drugo dejavnost, pod pogojem, da se zanjo uporabljajo določbe Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1) glede delovnega časa, odmorov in počitkov ali ga opravlja osebno in je vključena v delovni proces delodajalca in oseba, ki pri delodajalcu opravlja delo zaradi usposabljanja.

Pri opredelitvi obveznosti vodenja evidenc bo torej potrebno slediti določbam posebnostim uporabe ZDR-1, čeprav definicija delavca ZDR-1 za te osebe ne velja. Tako se s predlagano spremembo jasneje določa, da mora delodajalec evidence v skladu z ZEPDSV, voditi tudi za osebe, ki opravljajo začasno in občasno delo dijakov in študentov, začasno ali občasno delo upokojencev ter začasno ali občasno delo v kmetijstvu. Za druge osebe, ki opravljajo delo na podlagi pogodbe civilnega prava, pa vodenje nekaterih podatkov iz 18. člena ZEPDSV tako ni relevanten, saj zaradi specifične konkretne situacije opravljanja dela oziroma pravne podlage opravljanja dela, ta ni potreben.

Z vidika administrativne razbremenitve delodajalcev se s spremembo 18. člena ZEPDSV ukinja obvezno evidentiranje porabe časa za malico. Tako bo morala evidenca delovnega časa po novem zajemati:

• podatke o številu ur,
• skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
• opravljene ure v času nadurnega dela,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
• neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
• število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,
• čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
• izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
• opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
• opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
• tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.

Še vedno velja, da delodajalec, v skladu s 14. členom ZEPDSV začne voditi evidence o zaposlenih delavcih z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. Delavec pa mora vsako spremembo osebnih podatkov sporočiti delodajalcu v osmih dneh po nastanku spremembe.

Delodajalec mora hraniti evidenco o izrabi delovnega časa in vso delovnopravno dokumentacijo na podlagi katere se vpisujejo podatki v evidenco na sedežu ali na kraju opravljanja dela.

S spremembo 19. člena ZEPDSV se tudi jasno določa, da odslej evidence delovnega časa ni potrebno voditi za poslovodne osebe.

ZEPSV določa obveznost delodajalca, da delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne ter pravico delavca, da od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. Delodajalec mora delavcu zagotavljati vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo nanj. Mesečno ali tedensko pisno obvestilo o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa pa se lahko pošlje tudi na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec. Pri tem pa se s predlogom novele ZEPSV-B dopolnjuje možnost elektronskega načina obveščanja na tisti elektronski naslov, o katerem se delodajalec in delavec dogovorita. To pomeni, da ZEPSV-B ne določa obličnosti takšnega dogovora, bo pa v primeru dvoma glede pravilne izpolnitve obveznosti obveščanja delodajalec moral dokazati, da takšen dogovor obstaja.

Še vedno velja, da obvezno elektronsko vodenje evidence delovnega časa velja le za tiste delodajalce, ki jim je bila pravnomočno izrečena globa na podlagi 217.a člena Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1) ali na podlagi prvega, drugega, tretjega, četrtega ali petega odstavka 23. člena ZEPSDV – torej iz naslova nespoštovanja določb glede ustreznega evidentiranja delovnega časa ter obveščanja zaposlenih. Elektronsko vodenje evidence delovnega časa pa lahko delodajalcu predlaga tudi sindikat, delavski svet ali delavski zastopnik, delodajalec pa se mora do predloga v skladu z 19.b členom ZEPDSV pisno opredeliti v 30 dneh.

Velja omeniti, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Ob prenehanju dejavnosti delodajalca pa prevzame arhiv podatkov o delavcu pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, pa arhivsko gradivo prevzame Arhiv Republike Slovenije.

Čeprav bo novela ZEPSV-B začela veljati v 15 dneh od objave in ne glede na izjave inšpekcijskih služb, da bodo kršitelje o neustreznosti vodenja evidenc sprva le opozarjali, kazenske določbe določajo, da je lahko delodajalec (pravna oseba, samostojni podjetnik posameznik oziroma posameznik) kaznovan s plačilom globe od 1.500 do 20.000 evrov, če:

• ne vodi, hrani ali posodablja evidenc,
• v evidencah navaja neresnične, nepravilne ali nepopolne podatke,
• uporabi podatke iz evidenc za druge namene, kot jih določa ZEPDSV,
• ne predloži podatkov iz evidenc po določbah ZEPDSV,
• delavca pisno ne obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa v skladu s četrtim odstavkom 19. člena ZEPDSV,
• ustrezno ne hrani evidence o izrabi delovnega časa ali dokumentacije, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki.

***

Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala FinD-INFO.

Ali se vam je zdel članek koristen? Da Ne

Nazaj