15. 10. 2024

Objavljeno: Portal FinD-INFO, 3. 10. 2024, www.findinfo.si

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel zaprosilo za mnenje. Navajate, da od maja 2018 dalje v skladu s Splošno uredbo shranjujete v personalnih mapah le dokumentacijo, ki je zakonsko potrebna in le za čas, ki je predviden. Iz personalnih map ste umaknili npr. kopije osebnih izkaznic, ob odhodu zaposlenih pa odstranili tudi podatke, ki niso namenjeni hrambi za nedoločen čas. Sprašujete, ali je potrebno urediti personalne mape tudi za nazaj, torej za tiste zaposlene, ki so odšli pred letom 2018?

Na podlagi posredovanih informacij IP skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 (Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (UZInfP) posreduje neobvezujoče mnenje v zvezi z omenjenim vprašanjem.

IP priporoča, da delodajalec po prenehanju delovnega razmerja pregleda personalno mapo delavca ter izloči dokumente, ki predstavljajo listine trajne vrednosti (npr. pogodbe o zaposlitvi, M-obrazci) in jih shrani v arhivski zbirki. Ostale dokumente hrani glede na namen njihove obdelave (npr. dokumente v zvezi s kršitvami pogodbenih ali drugih obveznosti iz delovnega razmerja lahko hrani do izteka zastaralnih rokov s področja obligacijskega ali kaznovalnega prava (5 let)).

IP meni, da mora delodajalec skladno z načelom omejitve hrambe ves čas preverjati, ali je treba dokumente, ki se nanašajo na bivše zaposlene, še vedno hraniti glede na namen njihove obdelave (ali so torej potekli roki hrambe), in sicer tudi v zvezi z dokumentacijo zaposlenih, katerih delovno razmerje je prenehalo pred začetkom veljavnosti Splošne uredbe.

Več o tem

Vir: Informacijski pooblaščenec, Barbara Žurej, svetovalka pooblaščenca za preventivo

***

Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala FinD-INFO.

Ali se vam je zdel članek koristen? Da Ne

Nazaj