03. 09. 2024

Objavljeno: Portal FinD-INFO, 1. 8. 2024, www.findinfo.si, Avtor: mag. Boštjan J. Turk

Živimo v časih, ko se “službeno” in zasebno življenje čedalje bolj prepletata. Delodajalci pogosto želijo, da so jim zaposleni na voljo tudi izven delovnega časa, kar je pravno precej sporno.

Po drugi strani se je tako na evropski kot tudi na nacionalni ravni okrepilo varovanje zasebnosti oziroma osebnih podatkov posameznikov, vključno z zaposlenimi v podjetjih. Zakonodaja je postavila jasne meje, v katerih primerih je delodajalec upravičen do vpogleda v zasebnost zaposlenega - običajno lahko to stori le tedaj, ko za to izkaže močan (prevladujoč) interes.

Eno izmed najbolj zanimivih in tudi delikatnih področij glede posega v delavčevo zasebnost, je elektronska pošta. Čeprav seveda obstaja razlika glede tega, ali govorimo o službeni ali zasebni elektronski pošti, je dejstvo, da je meja med obema pogosto zabrisana.

Čeprav je mogoče zaposlene razumeti, da pričakujejo, da bodo imeli medtem, ko pošiljajo in sprejemajo elektronska sporočila “mir” pred delodajalcem, saj lahko ta vsebujejo tudi občutljive ali intimne osebne podatke, pa je treba razumeti tudi delodajalce, ki upravičeno pričakujejo, da zaposleni med delovnim časom ne bodo opravljali svojih zasebnih poslov, ali pa celo zabušavali.

Delodajalec je namreč tisti, ki delavca plačuje in zato od njega upravičeno pričakuje, da bo čas, ki ga prebije na delovnem mestu namenil opravljanju službenih obveznosti.

V tokratnem članku nekaj več glede tega, ali je delodajalec sploh upravičen pregledovati elektronsko pošto zaposlenega in če da, v katerih primerih je to dopustno.

Prometne podatke varuje Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov[1] (v nadaljevanju: Uredba GDPR)   

Poudariti je treba, da v okviru elektronske pošte zbirko osebnih podatkov predstavlja le zbirka tako imenovanih “prometnih osebnih podatkov” - gre za podatke, ki vključujejo elektronske naslove, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo od katerih je sporočilo prejel, datum in čas pošiljanja in prejem sporočila, zadeva sporočila in drugi tehnični podatki, ki so povezani s sporočilom, kot je to denimo njegova velikost, priponka, ipd.

Uredba GDPR torej pri elektronski pošti varuje le prometne podatke, medtem, ko je sama vsebina elektronske pošte varovana v okviru drugih določb - denimo Kazenskega zakonika[2] in Obligacijskega zakonika[3].

Vpogled v službeno elektronsko pošto na podlagi pogodbe o zaposlitvi

V podjetniški praksi se pojavlja zanimiv fenomen in sicer, da si delodajalec “rezervira” pravico do vpogleda v službeno elektronsko pošto zaposlenega na podlagi pogodbe o zaposlitvi. Se pravi, da pridobi pravico do vpogleda v elektronsko pošto zaposlenega, tako, da od njega pridobi izrecno soglasje na podlagi podpisane klavzule v pogodbi o zaposlitvi. 

V zvezi s tem se postavlja vprašanje, ali je to dopustno?

Pri dostopu do delavčevega predala službene e-pošte je treba upoštevati tisto, kar sem glede tovrstnega komunikacijskega sredstva zapisal že zgoraj - namreč to, da lahko zaposleni na službeno elektronsko pošto prejema tudi zasebno pisanje.

To pisanje pa lahko vključuje najrazličnejše podatke - od tega, kdaj je treba po otroka v vrtec, kaj je žena zaposlenega izvedela pri zdravniku glede svoje bolezni, kateri film je najbolj všeč najboljšemu prijatelju, koliko kredita je bratu zaposlene še ostalo za izplačilo, ali kdo je najnovejša simpatija delavke.

Pošiljk, ki prispejo v elektronski predal zaposlenega pa ni mogoče ločevati po kriteriju, ali vsebujejo službene ali zasebne vsebine, saj so vse naslovljene na elektronski predal delavca. To dejstvo pa je dolžan spoštovati tudi delodajalec.

Klavzula o dopustnosti vpogleda ne predstavlja generalnega pooblastila za vpoglede

To pa pomeni, da tudi morebitna klavzula v pogodbi o zaposlitvi, ki bi delodajalca pooblaščala, da lahko vpogleduje v elektronsko pošto zaposlenega ne more biti vsemogočna - ne more predstavljati nekakšnega generalnega pooblastila za delodajalca, da lahko kadarkoli, brez vednosti zaposlenega, pregleduje njegovo elektronsko komunikacijo.

Tako klavzulo je zato treba razumeti v tem smislu, da lahko delodajalec vpogleda v elektronsko pošto v primerih, ki jih določa njegov interni akt (denimo Pravilnik, Statut). Ta interni akt pa mora kar se le da natančno, po možnosti na taksativen način[4] določiti v katerih primerih oziroma na kakšen način, v katerih okoliščinah, je tak vpogled dopusten oziroma zakonit.

Pri sestavi tega internega akta naj se drži splošnega pravila, v skladu s katerim je tak pregled le izjemoma dopusten - le v primeru, ko zakoniti interes delodajalca očitno prevlada nad interesi zaposlenih glede varovanja njihove zasebnosti.

V praksi to pomeni predvsem to, da bo delodajalec moral denimo izkazati utemeljen sum, da je delavec storil kaznivo dejanje, ki se preganja po uradni dolžnosti, ali, da se pripravlja na storitev takega kaznivega dejanja, da očitno ravna v nasprotju z interesi delodajalca, ipd.

Možnost omejitve uporabe službenega elektronskega naslova

V nekaterih primerih pa lahko delodajalec omeji delavčevo uporabo službenega elektronskega naslova. Kdaj je to mogoče? V primerih, če bi se iz drugih razlogov (ne z vpogledom v zasebno elektronsko pošto, pač pa na podlagi odzivov tretjih oseb na e-sporočila zaposlenega, ali zaradi počasnega delovanja omrežja zaradi pošiljanja slikovnih ali zvočnih datotek, zaradi povečanega števila virusov, ipd.) izkazalo, da delavec le-tega ne uporablja v skladu s politiko delodajalca glede uporabe službenih sredstev, med katere šteje tudi službeni računalnik.

Oprema in službeni elektronski naslov sta namreč last delodajalca, delavec pa ima kot njihov imetnik le pravico do njihove uporabe, seveda v razumnih mejah.

Med ukrepe, ki jih lahko delodajalec v ta namen izvede denimo spada omejitev velikosti poštnih predalov (xMB/GB) oziroma skupne velikosti poslane in prejete e-pošte ali pa nastavitev filtrov elektronske pošte, ki lahko vnaprej preprečujejo določene formate priponk in/ali omejujejo velikost priponk e-pošte.

Dostop do elektronske pošte in računalnika po prenehanju delovnega razmerja

Kako pa je s pravico do dostopa do elektronske pošte delodajalca, potem, ko zaposlenemu delovno razmerje preneha?

Temeljno pravilo je, da mora delodajalec deaktivirati elektronski poštni predal nekdanjega zaposlenega zaradi prenehanja pravne podlage za njegov obstoj. Na ta način bo tudi ažuriral podatke, saj elektronski naslov, ki vsebuje ime nekdanjega zaposlenega ni v skladu z njegovim realnim stanjem.

Zanimivo je vedeti, da je informacijski pooblaščenec izrecno poudaril, da je nedopustno, da delodajalec po prekinitvi delovnega razmerja elektronski naslov nekdanjega zaposlenega ohrani v aktivnem stanju, tako, da njegovo elektronsko pošto preusmeri na drugega zaposlenega.

Preusmeritev elektronske pošte namreč ni edini način za zagotovitev kontinuitete dela in poslovne komunikacije s strankami oziroma poslovnimi partnerji delodajalca. Delodajalec lahko namreč zagotavlja kontinuiteto dela tudi tako, da elektronski naslov zaposlenega enostavno ukine in hkrati objavi avtomatsko obvestilo, da ta naslov ne obstaja več in da objavi podatek, kam naj zainteresirani naslovijo svoja e-sporočila.

Pri preusmeritvi elektronske pošte je pomembno tudi dejstvo, da pri tem ne gre zgolj za nezakonito obdelavo osebnih podatkov nekdanjega zaposlenega, ampak tudi za obdelavo osebnih podatkov pošiljateljev.

Delavcu je ob odhodu treba omogočiti, da zaščiti svoje sporočila in dokumente zasebne narave

Delodajalec mora delavcu, ki odhaja, omogočiti, da iz službenega predala elektronske pošte in iz računalnika nasploh izbriše sporočila in dokumente zasebne narave, ali pa da jih shrani na drug podatkovni medij (USB ključ, disk, ipd.), ter, da obvesti svoje zasebne kontakte, da na stari elektronski naslov ne bo več dostopen.

Bili so že primeri, ko je delodajalec posumil, da bo v teh primerih delavec to možnost zlorabil, tako, da bo poleg zasebnih podatkov iz podjetja prenesel (ukradel) tudi podatke, ki veljajo za intelektualno lastnino podjetja, ali celo za njegovo poslovno skrivnost. Kako ukrepati v primeru takega suma?

Najbolje tako, da delodajalec zagotovi, da se postopek izbrisa zasebnih sporočil in dokumentov izvede s pomočjo posebne komisije, ki naj v ta namen sestavi tudi ustrezen zapisnik. Na ta način lahko delodajalec zagotovi, da delavec ne bo ravnal protipravno.

Sklep

Pojav informacijske tehnologije je privedel do tega, da je naša zasebnost postala še bolj ogrožena in zato še pomembnejša kot nekoč. Elektronska pošta vsekakor spada v območje te zasebnosti in to ne glede na to, ali gre za zasebni ali pa za službeni elektronski predal. Zato mora delodajalec, če želi dostopati do njega, izkazati močan interes, ki ga mora podkrepiti tudi z ustrezno pravno podlago. Ne glede na to, pa ima delodajalec kot lastnik delovne opreme tudi nekatera pooblastila, da zaposlenim omeji dostop do elektronske pošte, v primeru, če se izkaže, da jih ne uporabljajo v skladu s politiko delodajalca.

***

• [1] Glej Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov)
• [2] Glej 139. člen Kazenskega zakonika (KZ-1); Uradni list RS, št. 50/12 – UPB in nasl.
• [3] Glej 134. člen Obligacijskega zakonika (OZ), Uradni list RS št. 97/07- UPB in nasl.
• [4] To pomeni “na osnovi izrecnih navedb”

***

Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala FinD-INFO.

Ali se vam je zdel članek koristen? Da Ne

Nazaj