28. 05. 2024

Objavljeno: Portal FinD-INFO, 20. 5. 2024, www.findinfo.si, Avtor: dr. Lidija Robnik

Pravne osebe in samostojni podjetniki potrebujejo za svoje redno poslovanje denarna sredstva, saj z njimi plačujejo delovno silo, material, blago, storitve in druge poslovne in finančne obveznosti. Plačila med pravnimi osebami ter med pravnimi osebami in fizičnimi osebami, ki opravljajo registrirano dejavnost (samostojni podjetniki, zasebniki), so praviloma negotovinska, medtem ko so do določenih omejitev plačila lahko tudi gotovinska.

1.  Računovodska in zakonska podlaga poslovanja z gotovino

Poslovanje in načine plačevanja (prejeta in izvršena plačila) pravnih oseb in samostojnih podjetnikov (v nadaljevanju: organizacija) urejajo predpisi o plačilnem prometu, Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2) in Zakon o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (ZPPDFT-2) ter Slovenski računovodski standard 7 (2024) in Slovenski računovodski standard 30 (2024).

Pravna oseba sme za svoje potrebe poslovanja dvigovati denar s svoje transakcijskega računa (dalje TRR) in ga imeti v blagajni za ustrezna vplačila in izplačila.

Prejeto gotovino lahko organizacija nameni za plačevanje materialnih stroškov. Gotovino, ki jo organizacija prejme pravna oseba ni obvezno polagati na TRR. Polaganje gotovine se lahko izvaja redno ali po potrebi, ki je odvisno od višine gotovine, vrste dejavnosti in obsega gotovinskega poslovanja.

2.  Vloga vodenja blagajniškega poslovanja

Blagajniško poslovanje je v organizaciji obvezno, kadar posluje z gotovino ali plačilnimi karticami. Velikokrat se zgodi, da organizacije nanj pozabijo in ne vodijo blagajniškega dnevnika in zanemarijo pomembnost in način vodenja blagajniškega (gotovinskega) poslovanja.

Blagajna vključuje vse prejemke in izdatke v gotovini in s plačilnimi karticami. Zelo pomembna je dejavnost in kdo so kupci (organizacije, fizične osebe) ter ali od njih organizacija prejme gotovino, plačilne kartice ali jih mora usmeriti, da nakazilo opravijo preko TRR.

3.  Gotovinska vplačila in izplačila

Organizacija lahko prejme gotovino iz naslednjih naslovov:

• o prodaja blaga ali storitvi (račun, obračun iztržka prodajalne),
• o obstoju obveznosti, ki jih je treba odtegniti in plačati (zapisnik o plačilu blagajniškega primanjkljaja),
• o dvigu gotovine z transakcijskega računa,
• prejem plačil od fizičnih oseb 5.000 evrov,
• prejem plačil od pravnih oseb ali samostojnih podjetnikov do višine 420 evrov z DDV.

Organizacija lahko plačuje z gotovino v naslednjih primerih:

• račune za nakup proizvodov, trgovskega blaga in storitve do 420 evrov po posameznem računu z vključenim DDV,
• odkupne listine pri nakupu kmetijskih proizvodov do 125 evrov in
• izplačila fizičnim osebam, ki po predpisih niso dolžne imeti odprt TRR.

Samostojni podjetnik lahko gotovinski iztržek uporabi za gotovinska plačila in izplačila, vendar pa mora pri tem upoštevati predpise, ki so povezani z blagajniškim poslovanjem. Samostojni podjetnik sme imeti v svoji blagajni po koncu delovnega dne vso svojo gotovino in jo položi na svoj transakcijski račun po potrebi.

Pri samostojnih podjetnikih je, glede na dejstvo, da »prosto« razpolagajo z denarjem in v kolikor imajo naravo poslovanja, kjer je veliko pretoka gotovine, smotrno, da si uredijo interna pravila.

Notranji akt bi bil Sklep o blagajniškem poslovanju, kjer se zapišejo pravila ravnanja, plačevanja in izplačevanja gotovine, odgovorne osebe za posamezno opravilo (blagajnik, nadzornik ipd.), hrambo, popise, dovoljeni najvišji znesek gotovine v blagajni ipd.).

4.  Prejem plačila v gotovini od pravne ali fizične osebe

Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2) in Zakon o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (ZPPDFT-2) določata omejitve plačevanja z gotovino med organizacijami.

Prodajalec, ki izda račun organizaciji, ki presega vrednost 420 evrov, ga ne sme in ni dovoljeno, da ga deli na več računov z nižjo vrednostjo, ki ne presega dovoljeno vrednost. Pomembna je sledljivost, ki se lahko ugotovi, kot prekršek, kot so:

• izdajatelj računa,
• številka,
• datum,
• vsebina,
• številka naročilnice ali pogodbe ipd.

Primer 1: Znesek računa znaša 550 evrov, ga z gotovino ni dovoljeno plačati v dveh ali več delih (tudi če so zneski delnih plačil nižji od 420 evrov).

V takem primeru je potrebno račun plačati na prodajalčev TRR. Prav tako ni dovoljeno, da bi račun do 420 evrov plačali z gotovino in razliko nakazali na prodajalčev TRR.

Plačevanje materialnih stroškov v tujini z gotovino je odvisno kako ima določena država opredeljeno poslovanje z gotovino (kar precej usklajeno me državami članicami EU).

5.  Zlorabe pri gotovinskih plačilih

Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2) in Zakon o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma (ZPPDFT-2) določata omejitve plačevanja z gotovino med organizacijami in fizičnimi osebami (občani).

Primer 2: Organizacija izda račun občanu v vrednosti 5.100 evrov. Občan ga v celoti poravna v gotovini. Prekršek, saj plačilo ni izvršeno v skladu določil zakona in je potrebno, da občan izvrši celotno plačilo računa na prodajalčev TRR.

Primer 3: Organizacija izda račun občanu v vrednosti 4.500 evrov. Občan ga lahko v celoti poravna z gotovino.

Primer 4: Izdamo račun za 11.500 evrov, kupec ga plača v npr. treh gotovinskih plačilih (npr. 4.000 evrov, 4.500 evrov in 3.000 evrov). To pomeni, da je celotni račun plačan z gotovino v večkratnih zneskih, ki so manjši od 5.000evrov. Prekršek, saj ni plačila niso izvršena v skladu zakonom in je potrebno, da občan obroke plačuje na prodajalčev TRR.

6.  Plačilne kartice

Poslovne plačilne kartice ne predstavljajo poslovanja z gotovino.

V primeru, da zaposlen založi svoje denarna sredstva za nakup materiala, trgovskega ali storitev in jih plača z svojo privatno bančno kartico to predstavlja gotovinsko plačilo, torej tudi plačevanje s takšno kartico je omejeno do 420 evrov (vključno z DDV). Pomembno je, da je račun izdan na organizacijo z vsemi potrebnimi podatki.

Primer 5: Zaposlen je plačal pogostitev poslovnih partnerje z svojo osebno plačilno kartico v vrednosti 366 evrov. Zaposlen je priložil račun, ki je verodostojen in primeren za povračilo zastavljenih denarnih sredstev. Organizacija mu lahko vrednost povrne v gotovini (če z njo posluje) ali mu nakaže na njegov TRR.

Primer 6: Zaposlen je plačal pogostitev poslovnih partnerje z poslovno plačilno kartico v vrednosti 610 evrov. Zaposlen je priložil račun, ki je ob pregledu s strani kontrole verodostojen in primeren za likvidacijo storitvenega računa v poslovne knjige organizacije.

Plačilo s službeno-poslovno kartico je brezgotovinsko plačilo, zato omejitev v vrednosti plačila ne velja.

7.  Vezane knjige

Vezano knjigo računov za izdajo računov pri gotovinskem poslovanju morajo uporabiti vsi, ki jih ne izdajajo elektronsko. Vsebino in način vodenja določa Pravilnik o vsebini, obliki in načinu potrjevanja vezane knjige računov.

Izdajateljem računov je omogočeno, da se sami odločijo ali bodo pri gotovinskem poslovanju uporabljali davčne blagajne ali vezane knjige računov.

Izdajatelj vezane knjige računov mora pred prvo izdajo vezane knjige računov od davčnega organa pridobiti identifikacijsko oznako izdajatelja in k zahtevku predloži vzorec obrazca računa za tisk, ki ga bo uporabil za vezano knjigo računov.

Izdan račun iz vezane knjige računov mora vsebovati najmanj podatke, določene s predpisi, ki jih ureja Zakon o davku na dodano vrednost.

Podatki iz originalnega izdanega računa iz vezane knjige računov morajo biti vidni na obeh kopijah obrazcev računa.

Potrjevanje računov iz vezane knjige je obvezno enkrat na mesec najkasneje do desetega dne v mesecu, v katerem so bili računi izdani. Hramba računov je 10 let.

***

Članki izražajo stališča avtorjev, in ne nujno organizacij, v katerih so zaposleni, ali uredništva portala FinD-INFO.

Ali se vam je zdel članek koristen? Da Ne

Nazaj