02. 03. 2010

Vir in informacije: Podjetnik, Februar 2010, www.podjetnik.si, Avtor: Larisa Vodeb

16 nasvetov za uspešno pridobivanje finančnih sredstev na javnih razpisih

Najverjetneje si mnogo podjetij za svoje delovanje želi pridobiti tudi ugodne finančne vire, ki jih za podporo podjetništvu oblikuje in razdeljuje država.

Da si podjetje pridobi tovrstne ugodne oblike finančnih virov, mora slediti nekaterim osnovnim zakonitostim. V praksi se potrjuje, da obstajata dve skupini pravil oziroma usmeritev, ki povečata možnosti uspeha pri pridobivanju javnih sredstev za sofinanciranje poslovne dejavnosti. V prvo skupino umeščamo pravila, katerih upoštevanje prinaša dolgoročne učinke v smislu uspešnega permanentnega kandidiranja na javnih razpisih. V drugo skupino pa lahko uvrščamo operativne napotke, ki se nanašajo na posamičen razpis. Zasledovanje strateških usmeritev brez upoštevanja operativnih pravil podjetju še ne bo prineslo dolgoročnega cilja, to je permanentno in načrtno pridobivanje finančnih virov iz javnih sredstev. Uspehi na posamičnih razpisih brez upoštevanja strateških usmeritev predstavljajo le korak na poti do načrtnega pridobivanja finančnih virov iz javnih sredstev. Če se podjetje ne odloči za strateški pristop, ostane na stopnji »biti pravi čas na pravem mestu (poslovna ideja po naključju sovpada s cilji razpisa) in uspeti na razpisu«.

Strateški napotki

1. Sodelovanje na razpisih načrtujte vnaprej

Podjetje naj opredeli svoj investicijski ali raziskovalni cikel in se tako izogne prijavljanju na razpis zavoljo razpisa samega. Z jasno opredelitvijo, kaj želi podjetje doseči, kdaj, kako in s kakšnimi sredstvi, bo lažje umeščalo svoje investicijske in razvojne cikle s predvidenimi ukrepi in instrumenti države za sofinanciranje.

2. Spoznajte sistem črpanja javnih sredstev

Poznavanje oblik finančnih spodbud, poznavanje razlik med razvojno-raziskovalnimi in investicijskimi projekti, poznavanje delovanja sistema javnih razpisov in javnih pozivov, poznavanje razlik med strukturnimi (decentraliziranimi), centraliziranimi in nacionalnimi javnimi sredstvi podjetju omogoči, da lažje identificira oblike svojih projektov za ustrezne oblike instrumentov financiranja in predvidi posledice oziroma izvedbo projektnih aktivnosti.

3. Spoznajte ključne strateške razvojne dokumente in politike na nacionalni in evropski ravni

Poznavanje ključnih vsebin strateških dokumentov prispeva k temu, da podjetje prepozna, ali načrtovane poslovne aktivnosti oziroma različne oblike projektov prispevajo k ciljem, opredeljenim v strateških dokumentih, oziroma to poznavanje lahko izkoristi kot usmeritev za nakazovanje razvojne podjetniške poti, ki so jih financerji pripravljeni sofinancirati.

4. Izberite potencialne financerje oziroma programe

Na podlagi izdelanega investicijskega in razvojnega cikla in drugih planiranih dejavnosti podjetje oceni in pripravi seznam programov pomoči in njihovih nosilcev, ki bi lahko bili potencialni financerji načrtovanih aktivnosti podjetja.

5. Stalno spremljajte javne razpise na spletnih straneh potencialnih financerjev

Seznanjanje s preteklimi razpisi in podjetji, ki so na razpisih uspeli, podjetju omogoča predvidevanje, kakšni bodo prihodnji razpisi in kakšne vrste projektov imajo večjo možnost uspeha. Hkrati deluje kot orodje za temeljito pripravo projekta neposredno pred objavo razpisa.

Osnovni napotki za pripravo prijave na konkreten razpis

Če je razpis že objavljen in se želite nanj prijaviti, upoštevajte naslednje napotke:

1. Skrbno preberite celoten razpis

Vsak razpis je zgodba zase, s svojimi lastnimi pravili, ki jih je treba v celoti upoštevati. Podjetnik oziroma prijavitelj mora razbrati, kaj želi financer doseči z razpisom. Prijaviteljeva naloga je, da lasten projekt predstavi tako, da bo z njim uresničeval in prispeval k ciljem, ki si jih je zastavil financer. Podjetnik naj skrbno prebere tudi bodočo pogodbo, ki je del razpisne dokumentacije, iz katere razbere, kakšne so pogodbene obveznosti v primeru odobritve sofinanciranja.

2. Ocenite, ali vaš projekt ustreza predmetu razpisa

Ocenite torej, ali je načrtovani projekt vsebinsko ustrezen (če je predmet razpisa sofinanciranje razvojno-raziskovalnih projektov, podjetnik pa načrtuje projekt investicijske narave, bi bila vloga zavrnjena). Ta napotek sugerira, da se na razpis prijavite, ko vsebina vašega projekta nedvoumno ustreza predmetu razpisa in je del poslovne strategije podjetja. Tako v teoriji kot tudi praksi ni priporočljivo prijavljanje zavoljo razpisa samega.

3. Preverite, ali izpolnjujete formalne pogoje

Ti pogoji se zvečine nanašajo na obliko organiziranosti in na druge splošne pogoje, kot je na primer število zaposlenih.

4. Preverite svojo finančno sposobnost

Nepovratne oblike sofinanciranja v Sloveniji temeljijo na povračilu stroškov, kar v praksi pomeni, da mora biti podjetje sposobno samo plačati ali izvesti projekt. Na podlagi dokazil o plačilu financer podjetju povrne odstotek sofinanciranja upravičenih stroškov. Z drugimi besedami to pomeni, da mora biti podjetje samo sposobno izvesti projekt in se ne sme zanašati le na podporo javnih sredstev.

5. Ocenite možnost uspeha na razpisu

Podjetnik naj skrbno pregleda in prouči ocenjevalni list in se sam oceni. Večina razpisov navaja minimalno število točk, ki jih mora prijavitelj doseči, da se prijava uvrsti na seznam predlaganih projektov za sofinanciranje. Vendar tudi če doseže minimalni prag, to še ne pomeni, da bo podjetje dokončno izbrano. Prednost imajo tisti prijavitelji, ki dosežejo najvišje število točk. Kaj lahko se zgodi, da so prijave tekmecev finančno tako visoke, da vsota, predvidena za razpis, ne zadošča za vse, ki so presegli minimalni prag.

6. Pričnite pripravljati in pisati prijavo takoj oziroma pravočasno

Nikar ne odlašajte in ne čakajte zadnjih dni pred oddajo. Prijave so kompleksne in tekstovno obsežne, zato postopek priprave zahteva veliko časa. V času priprave se izkažejo tudi morebitne nejasnosti razpisnih določil, kar za pripravljavca prijave pomeni, da ima še vedno možnost postaviti vprašanja razpisovalcu. Če začnete pripravljati vlogo zadnji teden pred oddajo, ni več možnosti za postavljanje vprašanj (rok za zadnji sprejem vprašanj je določen vnaprej in se zvečine zaključi teden dni pred oddajo vloge), prav tako veliko razpisov zahteva dodatne dokumente v obliki prilog, ki jih ni mogoče pridobiti v enem dnevu.

7. Dosledno upoštevajte navodila razpisa

V primeru nejasnosti razpisovalcu postavite pisna vprašanja in izkoristite možnost javne predstavitve razpisa. Na javni predstavitvi razpisovalec predstavi razpis in svoja pričakovanja. Udeležba je zelo zaželena, saj prijavitelju omogoči, da spozna potencialno konkurenco in začuti, kaj financer z razpisom želi doseči. Javna predstavitev je tudi priložnost za postavitev vprašanj za pojasnitev nejasnih točk razpisa.

8. Pri pisanju prijave naj vas vodi ocenjevalni list

Osredotočite se na tiste vsebinske dele prijave, ki so predmet ocenjevanja, kar je razvidno iz točk ocenjevalnega lista. Vaša temeljna naloga je, da prepričate ocenjevalca, da vašo vlogo oceni visoko. Ocenjevalec pa ocenjuje vlogo oziroma prijavo na podlagi tistega, kar je v njej zapisano, ne na podlagi lastnih predvidevanj.

9. Prijava naj bo čimbolj realna

Če je vloga odobrena in pride do sklenitve pogodbe o sofinanciranju, vsebina vloge postane del pogodbenih obveznosti.

10. Preden oddate prijavo, jo dajte v branje tretji osebi

Pripravljavec vloge naj izbere nepristransko osebo, ki ni bila vključena v proces priprave prijave in je zato tako kot bodoči ocenjevalci neobremenjena pri pregledovanju vsebine. Tretja oseba naj se osredotoči na to, ali je prijava dovolj razumljiva, v katerih delih bi jo bilo moč izboljšati, in ali je predstavljena na način, ki ustreza pričakovanjem financerja.

11. Prijavo oddajte pravočasno, z vsemi zahtevanimi dokumenti in pravilno zapakirano

Veliko vlog je zavrnjenih zavoljo neizpolnjevanja administrativnih pogojev, npr. vlogi niso priloženi zahtevani dokumenti, prijava ima nepravilno oznako na kuverti. Dokončna zavrnitev na administrativnem ocenjevanju pomeni, da vloga ne bo deležna tehničnega oziroma vsebinskega ocenjevanja.

Dolga pot do denarja Če je evropski denar namenjen razvoju podjetništva, to še ne pomeni, da lahko zanj kandidirajo podjetniki. Veliko ga konča v raznih institucijah. Na trgu kroži veliko informacij o ogromni količini finančnih sredstev, ki jih Evropska unija namenja za spodbujanje podjetništva. Svetovalna podjetja in državne institucije, ki promovirajo sodelovanje v igri za pridobivanje tovrstnih sredstev pa pogosto, hote ali nehote, pozabijo poudariti, da ves denar le ni namenjen samo in ekskluzivno za podjetja, in da je treba izpolnjevati številne pogoje za pridobitev teh sredstev. V tej igri namreč sodelujejo tudi drugi subjekti oziroma institucije, ki prispevajo k ustvarjanju ugodnega podpornega in inovativnega podjetniškega okolja, kot so na primer raziskovalne in izobraževalne ustanove, nevladne organizacije, lokalne in regionalne skupnosti ter druge javne ustanove. Seveda se na ta način pri podjetjih, ki ne poznajo celotnega sistema delovanja, hitro ustvari vtis, da so jih opeharili, čeprav so jim govorili, da je do tega denarja zelo lahko priti in da je denar prvenstveno namenjen njim. Dejstvo pa je, pojasnjuje mag. Larisa Vodeb, svetovalka za projekte EU pri Obrtno-podjetniški zbornici Slovenije, da se podjetja izognejo manipulaciji, če se seznanijo in s tem pridobijo osnovno razumevanje o mehanizmih črpanja evropskih strukturnih sredstev za razvoj. Kateri bi moral biti prvi korak podjetnika, ki želi kandidirati na razpisu za evropska sredstva? Za uspešno pridobivanje evropskih sredstev se je treba zavedati, da je pot do teh sredstev razmeroma dolga in da je uspeh možen le prek ustreznega načrtovanja in poznavanja osnov mehanizmov financiranja, ki je uveljavljen znotraj Evropske unije. Na ta način podjetje laže oceni svoje možnosti za uspeh, bodisi da gre za centralizirane razpise, na katerih podjetje kandidira v Bruslju, ali decentralizirane, na katerih kandidira v Sloveniji, oziroma za projekte razvojno raziskovalne narave ali investicijske projekte. Za začetek pomaga tudi poznavanje osnovnih vrst razdelitve sredstev podjetjem. Podjetja na ta način razumejo in spoznajo, kdo je njihov vir financiranja, oziroma s kom sklepajo pogodbo. Spoznajo se s postopki pri prijavi projektov ter ocenijo, kdo, oziroma kakšna je njihova potencialna konkurenca in na ta način ocenijo možnost uspeha. Kateri razpisi oziroma programi so med podjetji najbolj priljubljeni? Ko je govora o evropskih finančnih sredstvih, se premalo poudarja, da se lahko podjetja prijavljajo na dve vrsti projektov. Eno so razvojno raziskovalni projekti, za katere podjetja dobijo sredstva v obliki donacije ali subvencije in gre za nepovratna sredstva. Drugo pa so projekti investicijske narave, ki so navadno sofinancirani v obliki povratne pomoči. To pomeni, da podjetja dobijo denar prek finančnih instrumentov, kot so garancije, ugodni krediti … Trend v EU in posledično tudi v Sloveniji gre v smeri podeljevanja povratnih oblik pomoči podjetjem. To seveda ni najbolj priljubljeno pri podjetjih, saj imajo ta precej raje nepovratne oblike finančne pomoči. Tako je bil v preteklem letu med podjetji zelo priljubljen razpis Slovenskega podjetniškega sklada za sofinanciranje nakupa tehnološke opreme. Žal letos ni več predviden. Podjetje seveda lahko še vedno kupi novo tehnološko opremo, ampak mu bo država dala le garancijo pri kreditu oziroma subvencionirala obrestno mero. Kaj pa razpisi, na katere se podjetja prijavijo neposredno v Bruselj? Razpise v Bruslju objavi komisija EU ali jih objavijo njeni Generalni direktorati ali izvršne agencije in so v glavnem namenjeni financiranju razvojno raziskovalnih projektov. Ti razpisi so v primerjavi z domačimi bistveno bolj zahtevni, saj zahtevajo soudeležbo več mednarodnih partnerjev. Izrazit je poudarek na razvojni usmerjenosti. Dolgoročni rezultat mora kazati veliko dodano vrednost produkta. V teh programih je konkurenca zelo močna, saj so namenjeni skoraj vsem subjektom v EU in v nekaterih tretjih državah. Podjetje mora zato temeljito pretehtati, ali se splača na njih sodelovati. Kaj mora podjetje narediti, preden se odloči za prijavo nekega projekta? Pogoj številka ena je načrtovanje investicijskega cikla in razvojno-raziskovalnih aktivnosti. Za začetek je zelo koristno, da podjetje pri sebi določi potencialne financerje in spremlja njihove spletne strani z razpisi. Za podjetja, ki imajo dolgoročni interes pridobivati sredstva iz evropskih strukturnih skladov, je ključno, da imajo postavljene dolgoročne načrte poslovanja, da vedo, katere projekte nameravajo uresničiti v naslednjih 2 do 3 letih. Tako bodo brez večjih težav identificirala financerja in program, na katerega bi prijavili projekt. Druga pomembna zadeva je poznavanje državnih razvojnih dokumentov, kar pomeni, da spremljajo področja, katerim je država pripravljena nameniti sredstva. Podjetje mora na koncu vedno utemeljevati, da njihovi projekti služijo tudi dolgoročnim interesom države. Postopki za pridobivanje finančnih sredstev iz EU so zelo dolgi. Pogosto se zdi, kot da podjetja temu ne dajejo dovolj pomena in na koncu ostanejo razočarani, ker se stvari ne odvijajo, kot so si zamislili. Podjetja se seveda morajo zavedati, da so postopki pridobivanja sredstev iz Evropske unije zelo dolgotrajni z vidika prijave in povračila sredstev. Zato je ključno, kot sem že omenila, da podjetje načrtuje dolgoročno. Velikokrat se namreč zgodi, da po oddaji poročila o napredku ali zaključku projekta financer zahteva dodatna pojasnila in se zato postopek zavleče. Če podjetja niso natančna in vešča pri pripravljanju poročil, gre vse na račun čakanja povračila. Tu je likvidnost podjetja zelo pomembna. Tega se marsikatero podjetje ne zaveda in je potem presenečeno. Kako lahko podjetniki premagajo to oviro? Problem malih podjetij je, da sistem ni prilagojen zanje. Mali se morajo vsakodnevno ukvarjati s svojimi dnevnimi poslovnimi zadevami, če želijo preživeti. Na tem področju pa je ogromno papirnate vojne in zato bi potrebovali pomoč nekoga, ki je vešč na tem področju. Res pa je tudi, da če podjetja poznajo ključna vsebinska poglavja s temeljnimi razvojnimi dokumenti, bi vnaprej videla, katere vsebine oziroma aktivnosti bo država financirala in bi tudi opazila, da se določeni razpisi, ki predstavljajo zgolj ukrepe za izvedbo razvojnih dokumentov, ponavljajo vsako leto, pa čeprav ne v identični obliki. Če jim eno leto ne uspe, lahko poskusijo naslednje leto, seveda z novim oziroma izboljšanim projektom. Tudi mali imajo torej dovolj možnosti.

Ali se vam je zdel članek koristen? Da Ne

Nazaj