03. 01. 2017

Objavljeno: Finance, 21.12.2016, www.finance.si, Avtor: Urška Trobej

Vprašanje: Smo veliki delodajalec in bi želeli na zavod za zdravstveno zavarovanje (ZZZS) elektronsko oddati zahtevke za refundacije boleznin zaposlenih. Želimo se izogniti večkratnemu vnosu podatkov o bolezninah zaposlenih, fizičnemu pošiljanju po navadni pošti in zmanjšati napake pri vnosu podatkov. Kako lahko elektronsko vložimo zahtevek za refundacijo boleznin zaposlenih?

Odgovor: Elektronsko vlaganje zahtevkov za refundacije boleznin je možno od 1. oktobra 2016 prek portala e-VEM. Možno je torej elektronsko vlaganje tako imenovanih zahtevkov delodajalcev za izplačilo nadomestila plače zaradi začasne zadržanosti delavca od dela v breme zdravstvenega zavarovanja. Postopke oddaje teh vlog določa pravilnik o oddaji vlog v sistem e-VEM, ki je začel veljati 1. oktobra 2016. Vlogo delodajalec lahko odda neposredno prek oddaljenega dostopa do informacijskega sistema e-VEM, če ima ustrezna tehnična sredstva. Za podpisovanje in oddajanje dokumentov je treba imeti nameščeno digitalno potrdilo ter ustrezno strojno opremo in internetno povezavo, kot določajo tako imenovana Navodila - zahtevana oprema za elek­tronsko oddajanje dokumentov prek e-VEM.

Oddaja zahtevkov za refundacije prek e-VEM

Če se delodajalec odloči za takšno posredovanje zahtevkov za refundacije, mora biti ali zakoniti zastopnik poslovnega subjekta, ki je zavezanec za prijavo, ali pa mora imeti pooblastilo zakonitega zastopnika. V ta namen lahko za postopek vlaganja zahtevkov za refundacije pooblasti fizično ali pravno osebo. Pooblastilo se lahko odda prek portala e-VEM ali prek točke VEM. Pooblastilo se evidentira v sistemu e-VEM, v katerem poteka nadzor, za katere postopke ima uporabnik, ki se prijavi v portal e-VEM, po­oblastila.

Prek portala e-VEM je omogočeno le vlaganje refundacijskih zahtevkov za delavce, torej za zaposlene pri delodajalcih, medtem ko za samostojne zavezance same tovrstno posredovanje zahtevkov ni možno. Za te ostaja sistem vlaganja zahtevkov za refundacijo nespremenjen (samozaposleni morajo še vedno na ZZZS poslati »bolniški list«, ki ga na hrbtni strani izpolni Finančna uprava RS).

Oddaja zahtevkov za refundacije prek vmesnika pri ZZZS

Zahtevke za nadomestila lahko podjetja oddajo tudi prek tako imenovanega vmesnika za refundacijo nadomestil. Namen tega vmesnika je enostavnejši postopek oddaje zahtevkov za nadomestilo plače zavarovancev na ZZZS in povezanih postopkov. Vloge v tem primeru ni treba pošiljati po pošti ali ročno vpisovati podatke prek portala e-VEM, temveč se lahko podatki posredujejo na ZZZS prek sistema e-VEM neposredno iz sistema za plače. Če se podjetje odloči za posredovanje zahtevkov za nadomestila prek vmesnika za refundacijo nadomestil, mora pred začetkom uporabe izpolniti obrazec, objavljen na portalu e-VEM, ter ga poslati ministrstvu za javno upravo. Tudi za to obliko oddaje zahtevkov za nadomestila je mogoče urediti pooblastila za posredovanje zahtevkov.

Kako poteka elektronska oddaja zahtevkov za refundacijo boleznin

Portal e-VEM in postopek nadomestila plač omogočata vnos in pregled zahtevkov ter pripadajočih obračunov. Na zahtevek je namreč možno oddati do 50 obračunov. Vnos zahtevka in pripadajočih obračunov poteka v treh smiselnih korakih, podobno kot pri drugih postopkih v portalu e-VEM. Postopek se začne z vnosom zahtevka, izbiro prilog in pregledom podatkov ter podpisom in oddajo zahtevka. V vsakem koraku pred oddajo je možno zahtevek popraviti, pregledovati ali shraniti za poznejšo obdelavo. V tem primeru zahtevek pridobi tako imenovano e-VEM številko, pod katero se vodi zahtevek za nadomestilo v portalu e-VEM. Pred oddajo zahtevka za nadomestilo se opravi tudi vsebinska kontrola podatkov in obračuna v evidencah ZZZS, če ni vsebinskih napak, postane zahtevek validiran in se lahko odda.

Oddaja zahtevka za nadomestilo je dokončna, ko je vloga tudi elektronsko podpisana. Po elektronskem podpisu vloge se lahko na portalu e-VEM spremlja njen status, pogleda zgodovina oddane vloge ter vse podrobnosti s pripadajočimi prilogami v centralni elektronski hrambi. Iz podatkov postopka vloge si lahko podjetje pripravi elektronski arhiv oddanih vlog za nadomestila oziroma si podatke natisne in shrani.

Ali se vam je zdel članek koristen? Da Ne

Nazaj